學校辦公室收到一張寫著「兩座足球門」的發票，但採購申請以「對」計數，收貨紀錄卻只列出包裹件數。在確認數量之前，需要先弄清楚每份文件究竟在計算甚麼。對俱樂部志工或學校器材統籌人員來說，這是一項實際的行政工作：讓訂單、收貨紀錄與發票能夠相互比較。
以下提供一套建議流程，協助您在將發票送交機構既有核准程序前核對數量。這是行政作業示例，並非會計規則，也不是器材技術檢查。
集齊同一筆採購的三份紀錄
先找出雙方確認的採購訂單或訂單確認文件、實際收貨紀錄，以及本次待審核的發票。比較個別項目之前，先確認這些文件屬於同一筆採購，且供應商相同。
針對每一項發票明細，嘗試回答以下問題：
- 這一項對應已確認訂單中的哪一項？
- 訂單以甚麼單位計數：單座足球門、一對，還是內容已明確列出的組合？
- 這一項目前有多少數量已記錄為收到？
- 本次發票涵蓋整張訂單，還是只涵蓋部分數量？
- 這張訂單是否已有部分數量開過發票？
如果收貨紀錄只列出紙箱或袋子的件數，可請當時登記收貨的人員補充說明。不要直接將包裹件數當作已交付的足球門數量。關於前一階段的行政核對，可參閱將足球門收貨紀錄與訂單逐項核對。
先釐清計數單位，再進行計算
比較數量之前，先寫下雙方確認的計數單位定義。如果訂單明確說明一對包含兩座足球門，就可以依據這項定義，將不同紀錄換算為相同單位。若某個組合沒有文件列明內容，則先保留數量待確認，直到供應商提供說明。
例如，訂單可能寫著「兩對」，而發票寫著「四座足球門」。只要訂單確認了上述單位定義，兩者就可能一致。但如果發票只寫「四個單位」，仍有需要釐清的地方。
將補充說明記在對應明細旁邊。保留供應商原本的描述，再加上您的解讀及其依據，不宜直接用自己的文字覆蓋原文。這樣，下一位審核人員便能了解數量比較的基礎，而不必重新追查單位的意思。
分開記錄訂購、收貨與已開票數量
以下是虛構的行政示例，假設雙方已確認以單座足球門作為計數單位：
- 訂購數量：六座。
- 目前記錄的收貨數量：四座。
- 先前已開票數量：兩座。
- 本次新發票列出的數量：四座。
加上本次發票後，累計已開票數量為六座。這與訂單總數相同，但比目前記錄的收貨數量多出兩座。
單憑這項差異，不能斷定發票有誤。雙方約定的開票安排可能可以解釋差異，也可能只是缺少一份收貨紀錄。一則有助後續處理的審核備註可以寫成：「累計已開票數量為六座，收貨紀錄合計為四座。請確認其餘兩座的開票依據。」
避免只寫「數量有問題」這類籠統備註。請指出哪些紀錄不一致，以及需要回答的具體問題，再依照機構既有核准程序處理尚未釐清的明細。
確認這是新發票，還是修訂版本
將發票數量加入累計之前，先確認收到的是一張新發票、既有發票的副本，還是用來取代舊版本的修訂文件。
建議將供應商、發票編號、採購訂單編號及明細描述，與這筆採購現有的紀錄進行比較。若收到修訂文件，可請供應商說明它取代哪一份先前文件，以及改動了哪些內容。
在既有歸檔系統中清楚保留這些文件之間的關係。如果把原始發票與其替代版本當作兩筆獨立數量累加，核對結果就會失真。若目前的採購系統已能清楚記錄這些關係，便無須另建一份試算表。
集中提出具體的釐清問題
可指定一位負責人，集中整理尚未解決、需要供應商回答的問題。一則簡潔的詢問可以寫成：
「請確認發票［編號］第［項次］項，是以單座足球門還是以對計數。我們的訂單使用［文件記載的單位］。另請確認本次發票涵蓋整張訂單或部分數量，以及是否取代任何先前開立的發票。」
透過機構慣用的管道，只附上或註明與問題有關的採購紀錄。收到答覆後，將其連結至具體的發票明細，並記錄由誰完成釐清。
如果答覆涉及更改已確認的訂單內容，應交由負責採購核准的人員處理。釐清數量的答覆，不等於自動獲准接受不同的訂單內容。
留下一則簡短、可供接手的審核備註
將發票交給下一位處理人員之前，可使用以下建議清單：
- 發票已對應至正確的訂單。
- 每項明細都有文件支持的計數單位。
- 收貨數量有可追溯的紀錄來源。
- 已考慮先前發票及替代文件，避免重複計數。
- 每項差異都有具體待答問題，並列明後續跟進的負責人。
數量吻合並不能說明器材的狀況，也不能表示器材已適合投入使用。技術檢查、組裝、錨固及維修，均須依照該款產品製造商的確切說明進行。
準備日後的採購時，可利用足球門選購指南整理要詢問的問題，並從足球門產品系列開始瀏覽。學校與俱樂部如需提出採購詢問，可前往批發採購詢問頁面，說明需求並請對方清楚列出訂購單位。