تصل إلى مكتب المدرسة فاتورة تتضمن «مرميين»، بينما يصف طلب الشراء الكمية بالأزواج ويسجل محضر الاستلام عدد الطرود. قبل تأكيد الكمية، يحتاج أحد المسؤولين إلى تحديد ما تعدّه كل وثيقة. بالنسبة إلى متطوع في نادٍ أو منسق معدات في مدرسة، هذه مهمة إدارية عملية: جعل أمر الشراء وسجل الاستلام والفاتورة قابلة للمقارنة.
فيما يلي خطوات مقترحة لمراجعة الكميات قبل إحالة الفاتورة إلى إجراءات الاعتماد المعتادة في مؤسستكم. إنها مثال إداري، وليست قاعدة محاسبية أو فحصًا فنيًا للمعدات.
اجمع ثلاث وثائق تخص عملية الشراء نفسها
ابدأ بأمر الشراء المتفق عليه أو تأكيد الطلب، وسجل ما تم استلامه، والفاتورة قيد المراجعة. تأكد من أنها تخص عملية الشراء والمورد نفسيهما قبل مقارنة البنود الفردية.
حاول الإجابة عن الأسئلة التالية لكل بند في الفاتورة:
- بأي بند من بنود الطلب المتفق عليه يرتبط هذا البند؟
- ما وحدة العد في الطلب: مرمى منفرد أم زوج أم مجموعة محددة المحتويات؟
- ما الكمية المسجلة على أنها مستلمة مقابل هذا البند؟
- هل تغطي الفاتورة الطلب كاملًا أم جزءًا منه؟
- هل سبق إصدار فواتير عن أي كميات من هذا الطلب؟
إذا كان سجل الاستلام لا يذكر سوى صناديق أو حقائب، فاطلب توضيحًا من الشخص الذي سجل الاستلام. لا تفترض أن عدد الطرود يحدد عدد المرامي التي وردت. يتناول مقال مطابقة شحنات المرامي مع الطلبات هذه الخطوة الإدارية السابقة.
حدد وحدة العد قبل إجراء الحسابات
دوّن المعنى المتفق عليه لوحدة العد قبل مقارنة الكميات. إذا كان الطلب يعرّف الزوج صراحة بأنه مرميان منفردان، فيمكنك استخدام هذا التعريف للتعبير عن الكميات على أساس واحد. أما إذا لم تكن محتويات المجموعة موثقة، فاترك الكمية غير محسومة إلى أن يوضحها المورد.
مثلًا، قد يذكر الطلب «زوجين»، بينما تذكر الفاتورة «أربعة مرامٍ منفردة». يمكن أن تتطابق الكميتان بشرط أن يؤكد الطلب هذا التعريف. أما الفاتورة التي تذكر «أربع وحدات» فقط، فتترك سؤالًا يحتاج إلى إجابة.
سجل التوضيح بجوار البند الذي يخصه. تجنب استبدال صياغة المورد دون إظهار ذلك: احتفظ بالوصف الأصلي وأضف تفسيرك مع مصدره. بهذه الطريقة، يحصل المراجع التالي على سياق كافٍ لفهم المقارنة.
افصل بين الكميات المطلوبة والمستلمة والمفوترة
إليك مثالًا افتراضيًا يستخدم المرمى المنفرد بوصفه وحدة العد المتفق عليها:
- الكمية المطلوبة: ستة مرامٍ.
- الكمية المسجلة على أنها مستلمة حتى الآن: أربعة مرامٍ.
- الكمية التي سبق إصدار فواتير عنها: مرميان.
- الكمية الواردة في الفاتورة الجديدة: أربعة مرامٍ.
ترفع الفاتورة الجديدة إجمالي الكمية المفوترة إلى ستة مرامٍ. وهذا يطابق إجمالي الطلب، لكنه يزيد بمرميين على الكمية المسجلة في الاستلام.
لا يثبت هذا الفرق وحده أن الفاتورة خاطئة. فقد تفسره ترتيبات الفوترة المتفق عليها، أو قد يكون أحد سجلات الاستلام مفقودًا. يمكن كتابة ملاحظة مراجعة واضحة مثل: «إجمالي الكمية المفوترة ستة مرامٍ، وإجمالي الكمية المسجلة كمستلمة أربعة. يرجى تأكيد أساس فوترة المرميين المتبقيين».
تجنب الملاحظات المبهمة مثل «مشكلة في الكمية». حدد الوثائق التي تختلف أرقامها والسؤال الدقيق الذي يحتاج إلى إجابة، ثم أحل البند غير المحسوم عبر إجراءات الاعتماد القائمة في مؤسستكم.
تحقق مما إذا كانت الفاتورة جديدة أم معدلة
قبل إضافة الفاتورة إلى الإجمالي التراكمي للكميات، حدد ما إذا كانت فاتورة جديدة أو نسخة من فاتورة موجودة أو بديلًا عن إصدار سابق.
من الخطوات المقترحة مقارنة المورد ومرجع الفاتورة ومرجع أمر الشراء وأوصاف البنود بالسجلات المحفوظة لعملية الشراء نفسها. إذا وصلت وثيقة معدلة، فاطلب من المورد تحديد الوثيقة السابقة التي تحل محلها وما الذي تغير فيها.
اجعل العلاقة بين الوثيقتين واضحة في نظام الحفظ المستخدم لديكم. احتساب الفاتورة الأصلية وبديلتها ككميتين مستقلتين سيشوّه المطابقة. تجنب إنشاء جدول بيانات إضافي إذا كان نظام المشتريات الحالي يسجل هذه العلاقات بوضوح.
أرسل طلب توضيح محددًا
كلف شخصًا واحدًا بتجميع الأسئلة غير المحسومة الموجهة إلى المورد. ويمكن صياغة طلب مختصر على النحو التالي:
«يرجى تأكيد ما إذا كان البند [رقم البند] في الفاتورة [مرجع الفاتورة] يستخدم المرامي المنفردة أم الأزواج كوحدة للعد. يستخدم طلبنا [الوحدة الموثقة]. يرجى أيضًا تأكيد ما إذا كانت هذه الفاتورة تغطي الطلب كاملًا أم كمية جزئية، وما إذا كانت تحل محل أي فاتورة سابقة».
أرفق سجلات الشراء ذات الصلة فقط، أو أشر إليها، عبر القناة المعتادة في مؤسستكم. وعند وصول الإجابة، اربطها بالبند المحدد في الفاتورة وسجل اسم الشخص الذي حسم السؤال.
إذا غيّر الرد أحد تفاصيل الطلب المتفق عليها، فأحل هذا التغيير إلى المسؤول عن اعتماد المشتريات. لا تعتبر توضيح الكمية إذنًا تلقائيًا بقبول طلب مختلف.
اترك ملاحظة مراجعة مختصرة وقابلة للاستخدام
قبل إحالة الفاتورة إلى المرحلة التالية، يمكنك الاستعانة بقائمة المراجعة المقترحة التالية:
- ترتبط الفاتورة بالطلب الصحيح.
- توجد وحدة عد موثقة لكل بند.
- يمكن تحديد مصدر الكميات المسجلة كمستلمة.
- أُخذت الفواتير السابقة والوثائق البديلة في الحسبان.
- لكل فرق سؤال محدد وشخص مسمى مسؤول عن المتابعة.
تطابق الكميات لا يدل على حالة المعدات أو جاهزيتها للاستخدام. يجب أن يتبع الفحص الفني والتجميع والتثبيت والإصلاح تعليمات الشركة المصنّعة الخاصة بالمعدات المعنية بدقة.
للمشتريات المقبلة، يمكن الاستعانة بـدليل شراء مرمى كرة القدم لتنظيم الأسئلة، وبـمجموعة المرامي كنقطة بداية للتصفح. ويمكن للمدارس والأندية التي تعد استفسار شراء استخدام صفحة استفسارات الشراء لوصف احتياجاتها وطلب توضيح وحدات الطلب.